News

CFB Halifax: Delayed openings and closures FAQ

Canadian Forces Base Halifax: Base Openings, Delayed Openings and Closures

Base des Forces canadiennes Halifax : Ouverture, ouverture retardée et fermeture de la base

Frequently Asked Questions (FAQs) | Foire aux questions (FAQ)

CFB Halifax Storm Lines (902-721-8325 / 902-706-7830)
12 Wing Shearwater Storm Line (902-720-1305)

*Le texte français suit.

  1. Where can I find information regarding Base openings, delayed openings and closures? 

Base opening, delayed opening or closure decisions are generally made by 5:30 a.m. (Atlantic) and communicated broadly – via storm lines (CFB Halifax: 902-721-8325 / 902-706-7830; 12 Wing Shearwater: 902-720-1305), social media channels (Facebook @BaseHalifax, Twitter @CFBHalifax and Instagram @cfbhalifax_bfchalifax) and MCAN email (if applicable) – by 6:00 a.m. (Atlantic) on the day of adverse weather conditions. Given the real-time nature of this decision-making process, weather forecasts that can change by the hour and the variety of stakeholders involved in/impacted by the decision, any announcement regarding a Base closure, opening or delayed opening cannot be made at an earlier time. Further, if the Base Commander decides to augment his/her decision, the Officer of the Day and the Base Public Affairs team will relay this change via the storm lines, MCAN email (if applicable) and Base social media. 

NOTE: For Defence personnel who normally commence their travel prior to 6:00 a.m. (Atlantic) in order to be on time for work, if the weather is inclement, it is advisable to wait until 6:00 a.m. to confirm the status before beginning your travel. Knowing this timeline, you should communicate this delayed departure plan to your supervisor/Chain of Command in advance so there are no concerns on the morning of an inclement weather event.

  1. What is the process behind the Base Commander’s decision to open, delay the opening or close the Base? 

Generally, Canadian Forces Bases (CFB) across Canada do not close in the event of inclement weather. While Nova Scotia is prone to fluctuating weather patterns varying from one geographical location to the next, Base closures at CFB Halifax (as with other Bases and Wings) tend to be reserved for the most extreme weather conditions. A Base Commander’s decision to open, delay the opening or close CFB Halifax properties takes into consideration a multitude of interconnected factors, including.

  • personnel safety;
  • a recommendation from the Officer of the Day, which is based on consultations with the Meteorological and Oceanographic Center (METOC) and Base Snow and Ice Control (SNIC) team to assess current and future weather and road/sidewalk conditions on Base; 
  • Base operational readiness, with the goal of enabling the progression of critical work across the Maritime Forces Atlantic (MARLANT) Formation, where safe to do so, while remaining prepared to provide emergency assistance to Canadians; and
  • the Base’s civic responsibility, which may involve ensuring its members remain off municipal and provincial roadways when widespread snow clearing or storm clean-up operations are in progress. 

 

  1. What is the Base Commander’s responsibility when it comes to opening, delaying the opening of or closing the Base?
    It is the Base Commander’s duty to keep the Base open to ensure its operational readiness at any given time, as any closures or delays impact the Base’s ability to serve and support our members, our Formation, the Royal Canadian Navy and the Canadian Armed Forces as a whole. This duty to remain operational may appear, at times, in direct conflict with the Base Commander’s responsibility to ensure the safety and security of Defence Team personnel and their families. This, however, is not the case.
  • The Base Commander is responsible for deeming the Base open or closed to access for most Defence Team members based on daily conditions, however only 1,400 of the approximately 11,000 Defence Team members in the local area fall under his/her Chain of Command. This is why personnel are encouraged to speak with their respective Chains of Command/supervisors prior to any inclement weather event if there are concerns with a safe or timely arrival to work.
  • When it comes to Base openings, delayed openings and closures, it is important to note that the safety of our members is also the responsibility of senior leaders, supervisors and the members themselves. The Base Commander cannot make weather-based assessments on every individual Defence Team members’ safety and well-being, as the conditions vary greatly depending on members’ communities of residence. Defence Team personnel are expected to assess their own circumstances and discuss their ability to commute to work with their respective Chains of Command/supervisors prior to any adverse weather events.
  1. What does a “Base closure” really mean? 

Although a Base closure may be announced due to adverse weather, it is important to note that Base properties are never 100% closed, as CFB Halifax must ensure operational readiness and the provision of emergency and critical services to its on-site and live-in members at all times. When the Base Commander ‘closes’ the Base, it means that:

  • the Base Commander is restricting any non-essential vehicular or pedestrian traffic on Base properties (this is often to ensure that the SNIC team can do its job safely and efficiently); 
  • personnel required on-site for the progression of critical work, as identified by their Commanding Officers, are to follow that instruction; and
  • members employed in specific roles that cannot be left vacant (e.g. emergency services personnel, Network Operations Centre (NOC) personnel, cooks who provide food services to live-in members, etc.) will still be required to report for duty unless they have made alternate accommodations with their supervisors.

NOTE re: Shearwater closures: The Base Commander’s team is responsible for SNIC operations at 12 Wing Shearwater, however the Wing has its own Storm Line (902-720-1305) and its leadership may provide different direction depending on operational requirements. The Officer of the Day is in contact with 12 Wing Shearwater prior to consulting with the Base Commander on any decision regarding a Base closure, delayed opening or opening to ensure there is Command awareness of the Wing’s posture. See question 10 in this FAQ document for more information.

  1. What does a “Base delayed opening” really mean? 

When a delayed opening of the Base is announced, it means that the Base is not ready to open to all members given current weather conditions, but that conditions across the region/on Base may change throughout the day to enable more widespread access. In these circumstances, the initial delayed opening notification will be released by 6 a.m. (Atlantic) via the Base storm lines, MCAN email (if applicable) and Base social media channels (Facebook @BaseHalifax, Twitter @CFBHalifax and Instagram @cfbhalifax_bfchalifax). Should there be a reassessment and the Base is to further delay opening or remain closed for the day, that change will generally be communicated approximately one (1) hour prior to the indicated opening time at the latest. For example, if the Base is delayed opening until 10:00 a.m., any reassessment will be communicated by 9:00 a.m. This timeline is necessary in order for the Base Commander to assess the real-time status of Snow and Ice Clearance (SNIC) operations on Base, municipal/provincial road conditions and other critical factors. In the absence of a reassessment, the Base will open as planned at the time indicated in the initial delayed opening message. 

  1. What if the Base is open but the conditions still seem unsafe where you live and you don’t feel comfortable travelling to work? 

CFB Halifax is a complex organization, with many Chains of Command operating within its vast geographical footprint. This is why members and their supervisors should be communicating well ahead of time regarding expectations to report to the physical workplace prior to a weather event.  No one is expected to take unreasonable risks, and if you can’t make it to work safely, please reach out to your Chain of Command/supervisor to make alternate arrangements. That being said, Defence personnel are responsible to adhere to their hours of work in accordance with their collective agreements. Those who do not feel comfortable travelling to work and do not have remote work capability are responsible for contacting their supervisor and requesting annual leave for the day. If personnel attempt to travel to work and weather conditions prevent them from arriving at the workplace, it is their responsibility to contact their supervisor, identify the situation and the efforts made to get to work. Further to this, managers/supervisors and leadership teams are:

  • always encouraged to leverage their members’ work-from-home/remote work capabilities, where possible; and
  • expected to clearly and pre-emptively communicate the requirement for identified personnel to report to the workplace if there is a need to progress critical, time-sensitive work, while allowing flexibility in scheduling due to prolonged commutes, family care conflicts and other such circumstances.

As noted in question 2, the Base Commander is making the decision to open based on a variety of factors including personnel safety, Snow and Ice Control (SNIC) operations, Base operational readiness and the decisions of municipal and provincial partners. Weather-based decisions cannot always be made given that local CAF/DND personnel reside in many different locations that often display drastically different weather patterns. 

  1. As a supervisor or Chain of Command, what are my responsibilities when it comes to Base closures, openings or delayed openings? 
  • Educate yourself on Base closures, openings and delayed openings by reading and keeping this FAQ document on-hand;
  • Have a pre-storm plan and communications strategy in place for your team; 
  • Get to know your subordinates/employees to foster an environment in which they are comfortable raising their concerns with you;
  • Be available to your subordinates/employees by sharing you contact information prior to adverse weather conditions and communicate with them in a direct, timely manner;
  • Leverage members’ work-from-home/remote work capabilities where possible; and
  • Be flexible and understanding of employees’ needs and specific circumstances. 
  1. As a Defence Team member, what are my responsibilities when it comes to Base closures, openings or delayed openings? 
  • Educate yourself on Base closures, openings and delayed openings by reading and keeping this FAQ document on-hand;
  • Speak with your supervisor prior to any inclement weather event if there are concerns with safe or timely arrival to work;
  • Save the Base storm line contact information on your phone for quick access;
  • Follow CFB Halifax on social media (Facebook @BaseHalifax, Twitter @CFBHalifax, and Instagram @cfbhalifax_bfchalifax) for the latest storm updates; and
  • Do not take unreasonable risks.  
  1. How does the Base Snow and Ice Control team operate during a weather event? 

Under the umbrella of Transport and Electrical Mechanical Engineering (TEME), a unit within the Base Logistics branch, Snow and Ice Control (SNIC) operations are conducted based on different service level priorities. During/after a snowfall, SNIC operators focus their efforts on Priority 1 areas, such as primary emergency routes on Base properties (e.g. firefighter routes) and other operationally essential surfaces. Once Priority 1 areas are clear, SNIC operators can then tackle Priority 2 areas, which consist of secondary emergency vehicle routes, access roads to petrol/oil/lubricant (POL) and ammunition storage areas, primary Base routes (including telecommunication site access roads) and multi-model sites storing dangerous cargo. Then, SNIC focuses on Priority 3 areas, such as secondary Base roads, parking lots and access roads to training areas. Despite many parking areas falling under the Priority 3 category, there is limited prioritized parking in effect when the Base is at minimum staffing or closed; this is in place to allow critical workers to access the Base while giving the SNIC team space and time to complete the clean-up of Base transit routes safely and efficiently. It is important to note that weather events trigger SNIC activities each time: if another storm hits while the first one is still being cleaned up, the clock is reset to zero and all SNIC operators must return to Priority 1 routes and restart the process to ensure emergency routes on Base properties remain accessible. 

  1. Why can the 12 Wing Commander make closure, delayed opening or minimum staffing decisions the day prior to adverse weather conditions while the Base Commander makes the decision the morning of?

The 12 Wing Commander is responsible solely for 12 Wing operations, which means his/her decision to implement minimum staffing only impacts 12 Wing personnel; all of these personnel fall within his/her Chain of Command. The CFB Halifax Base Commander, alternately, is directly responsible for 1,400 military and civilian Defence Team members who work across the Base’s five branches. Yet his/her decision to open, delay opening or close the Base impacts 9,000+ additional Defence Team members who work across CFB Halifax properties but report through different Chains of Command (see question 2 in this FAQ document for more information). For example, members working at Naval Fleet School (Atlantic), Canadian Forces Health Services Centre (Atlantic), 5th Canadian Division and FMF Cape Scott all fall within separate Command structures, meaning the Base Commander has very little control over these units’ operations and personnel. The CFB Halifax Base Commander is responsible for ensuring all local Defence properties (12 Wing included) remain operational, whether that be through snow removal operations, security services or the provision of information technology support. If the Base closes and any of these services cease, it can adversely impact the work of units outside of his/her immediate Chain of Command. 

  1. Why do Bases sometimes remain open when other institutions (such as schools and daycares) close due to adverse weather conditions? 

Canadian Forces Bases (CFBs) are essential to our Defence establishment, ensuring the operational readiness of our CAF personnel and the provision of emergency services to Canadians. That being said, the Base Commander is well aware of the stressors that come with school closures when the Base remains open–especially at a time when families are overwhelmed with competing challenges as the COVID-19 pandemic keeps impacting our daily work and home routines. Base leadership, along with the larger Defence community, is continuing its efforts to institutionalize gender-based analysis plus (GBA +) and flexible work arrangements to inform its policies and operations. However, the reality with institutional closures is that schools/daycares operate with their own set of priorities, first among them being the safety and well-being of our youngest citizens, while the Base Commander’s main duty is to keep the Base open whenever possible to ensure its ability to support the CAF/RCN as well as the Canadian public at any given time. 

Furthermore, schools and daycares (including those at the Halifax & Region Military Resource Centre) are provincially mandated and regulated, while the Base is regulated at the federal level, which makes for differing decision-making processes. For example, when schools and daycares closed for a prolonged period in 2020 due to the COVID-19 pandemic, there was no expectation that the Base also close for the duration of that decision. Hence, the decision to close or delay the opening of the Base will not always coincide with local schools and childcare services’ decision to close due to adverse weather conditions. That being said, Chains of Command/supervisors should be flexible and accommodating when dealing with Defence Team personnel who might struggle to secure childcare in the event of schools/daycares closing and the Base remaining open. 

NOTE: The Halifax & Region Military Family Resource Centres at Windsor Park and Shearwater–although located on Base properties–will not always follow the Base Commander’s decision regarding closures, openings or delayed openings, which is why it’s important to check in directly with the H&R MFRC if that is your daycare service provider. You can follow them on Facebook (@HalifaxRegionMFRC), Twitter (@hrmfrc) and Instagram (@hrmfrc) for the latest updates. 

  1. If the Base is closed, am I still required to work if I have that capability to work remotely? 

Generally, it is expected that those military and civilian employees who have the ability to telework should do so on days when they are unable to report to work on-site due to a Base closure or cannot make it to the workplace due to travelling conditions when Base is open. That said, it is up to individual managers/supervisors to clarify this expectation to their employees in advance of any adverse weather event. For example, if a member is home with children, they may not be expected to work a full workday, or they may be without power and unable to access online resources. Some members–due to the nature of their work– are unable to work from home and therefore may not be required to work at all when the Base is closed. Examples of jobs that cannot be done from home include trades jobs (e.g. mechanics, welders, carpenters, etc.) and Auxiliary Vessel Crews. While this may seem unfair to some employees, it is the reality of working within a unique, diversified and multifaceted Defence community. NOTE: Personnel required on-site for the progression of critical work, as identified by their Commanding Officers, are to follow that instruction.

Remote work options/information:

  • Microsoft Office 365 is a cloud-based suite of business tools such as, Word, Excel, OneNote, MS Teams and many others. This solution has been deployed to DND/CAF to facilitate work from home during the COVID-19 emergency period. Office 365 can be accessed from Defence Team members’ personal devices, making it a great remote working tool for those without access to DVPNI computers. Please note: you will not have access to DND servers/folders using Office 365. If you haven’t already set up your Defence 365 account, you’re encouraged to do so. The Base Information Services Office 365 onboarding team can help you get started. Contact the BIS Help Desk at 902-427-1515 for further instruction.
  • Flexible Work Arrangements are used to provide flexibility in the workforce while maintaining operational readiness. Supervisors/managers need to ensure Defence Team members are working safely and effectively. Civilian Defence Team members who do not currently have the option of teleworking but would like to do so on a part/full-time basis should discuss the Civilian Flexible Work Program with their managers. This program, in conjunction with applicable collective agreements, allows managers, when feasible, to authorize civilian employees to alter, on a temporary or permanent basis their work schedule; the number of hours they work; the location in which they work; or take leave to meet personal and family responsibilities. Military personnel can also make flexible work arrangement requests through their respective supervisors. Civilian and military flexible work requests may or may not be granted, depending on operational requirements and other factors. 

OTHER RESOURCES/GUIDELINES

What is the CAF leave policy? Where can I find it? 

The determination as to whether or not a Defence Team member has to take leave due to a weather event rests with the individual’s Chain of Command/supervisor. There are many options if a manager/supervisor or employee feels that it is unsafe for them to commute to the workplace. For information regarding the CAF leave policy, please consult the CF Leave Manual. 

What is the DND (civilian) leave policy? Where can I find it? 

The determination as to whether or not a Defence Team member has to take leave due to a weather event rests with the individual’s Chain of Command/supervisor. There are many options if a manager/supervisor or employee feels that it is unsafe for them to commute to the workplace. For civilian personnel, leave policies (e.g. family-related leave, 699 leave, etc.) are embedded within individual collective agreements. To browse collective agreements for the Public Service, click here. If you are unaware of which collective agreement applies to you, download the HR Go RH smartphone App to know more. Available on Apple iOS and Android, this App includes information on pay, leave, mental health tools and more important human resources content. 

What kind of mental health resources/supports are available to me and my family? 

The Defence Team encourages all leaders, members and their families to recognize the signs of mental illness and to seek help for themselves or their loved ones. Remember several specialized resources exist to support you and your family. For CAF members, the Member Assistance Program (1-800-268-7708) and Family Information Line (1-800-866-4546) are available 24/7. You can connect with a local Chaplain by calling 902-721-8660 (weekdays) and 902-427-7788 (evenings and weekends), or book an appointment with the mental health unit at the Base clinic at 902-721-8012. For DND members, the Employee Assistance Program (EAP) (1-800-268-7708 or 1-800-567-5803 *TTY—for people with hearing impairments) is available 24/7. Our local EAP Office can be reached at 902-240-8251.

What are my responsibilities when interacting and commenting on CFB Halifax (or any other DND/CAF) social media channels? 

We all get frustrated, annoyed and irritated at times. These moments are more apparent today given the added stressors that come with navigating a pandemic. However, it is important to find ways to express yourself, while remaining respectful towards others and our institutions. Using abusive language is never an acceptable way for expressing or coping with anger. Today more than ever, communicating with care is essential.

As per the DND/CAF social media Terms and Conditions, the CFB Halifax social media administrators read comments and participate in discussions when appropriate. We ask that your comments be respectful and reserve the right to delete comments that violate this notice. As such, we reserve the right to edit or remove comments that: contain personal information; are contrary to the principles of the Canadian Charter of Rights and Freedoms; express racist, hateful, sexist, homophobic, slanderous, insulting or life-threatening messages; put forward serious, unproven or inaccurate accusations against individuals or organizations; and are aggressive, offensive, rude or abusive to an individual or an organization. In short, please be respectful and make sure that your comments are relevant to where they are posted. The views of users commenting on our social media accounts do not necessarily represent the views of DND/CAF or the Government of Canada. For more information: Terms & Conditions | National Defence | Canadian Armed Forces. 

 

Lignes d’information en cas d’intempéries de la BFC Halifax (902-721-8325 ou 902-706-7830)

Ligne d’information en cas d’intempéries de la 12e Escadre Shearwater (902-720-1305)

 

  1. Où puis-je trouver de l’information concernant l’ouverture, l’ouverture retardée et la fermeture de la base?

Les décisions liées à l’ouverture, à l’ouverture retardée et à la fermeture de la base sont généralement prises avant 5 h 30 (heure de l’Atlantique) et diffusées à tous, au moyen des lignes d’information en cas d’intempéries (BFC Halifax : 902-721-8325 ou 902-706-7830; 12e Escadre Shearwater : 902-720-1305), des comptes de médias sociaux (Facebook @BaseHalifax, Twitter @CFBHalifax et Instagram @cfbhalifax_bfchalifax) et des courriels du Réseau local d’information administrative du COMAR (le cas échéant), avant 6 h (heure de l’Atlantique) les jours de mauvais temps. Compte tenu de la nature en temps réel de ce processus décisionnel, des prévisions météorologiques susceptibles de changer d’heure en heure et de la diversité des personnes prenant part à la décision ou étant visées par celle-ci, il est impossible de diffuser plus tôt une annonce concernant la fermeture, l’ouverture ou l’ouverture retardée d’une base. De plus, si le commandant de la base décide de changer sa décision, l’officier de service et l’équipe des affaires publiques de la base relaieront ce changement au moyen des lignes d’information en cas d’intempéries, des courriels du Réseau local d’information administrative du COMAR (le cas échéant) et des comptes de médias sociaux de la base.

REMARQUES : Dans le cas du personnel de la Défense qui quitte son domicile avant 6 h (heure de l’Atlantique) pour arriver au travail à l’heure, en période de mauvais temps, il vaut mieux attendre à 6 h pour confirmer l’état de la base avant d’entamer son déplacement. En sachant cela, vous devriez prévenir votre supérieur ou votre chaîne de commandement de votre retard prévu pour éviter toute préoccupation le matin d’une journée de mauvais temps.

  1. Sur quel processus se fonde le commandant de la base pour décider d’ouvrir ou de fermer la base ou d’en retarder l’ouverture?

En général, les bases des Forces canadiennes (BFC) au Canada ne ferment pas en cas de mauvais temps. La Nouvelle-Écosse doit composer avec des conditions météorologiques changeantes qui varient d’un endroit à l’autre, mais la fermeture de la BFC Halifax (comme celle des autres bases et escadres) est généralement réservée aux conditions météorologiques extrêmes. Au moment de prendre une décision concernant l’ouverture, l’ouverture retardée ou la fermeture des bâtiments de la BFC Halifax, le commandant de la base tient compte d’une multitude de facteurs interreliés, notamment :

  • la sécurité du personnel;
  • la recommandation de l’officier de service, qui est basée sur des consultations du Centre météorologique et océanographique et de l’équipe du Service de contrôle de la neige et des glaces (SCNG) pour évaluer les conditions météorologiques actuelles et futures et les conditions des routes et des trottoirs de la base;
  • l’état de préparation opérationnelle de la base, dans le but de permettre l’avancement du travail essentiel au sein de la formation des Forces maritimes de l’Atlantique, dans la mesure du possible et en toute sécurité, tout en se tenant prêt à fournir une aide d’urgence aux Canadiens;
  • la responsabilité citoyenne de la base, qui peut consister à veiller à ce que ses membres restent à l’écart des routes municipales et provinciales lorsque des opérations de déneigement ou de nettoyage après une tempête à grande échelle sont en cours.

 

  1. Quelle est la responsabilité du commandant de la base lorsqu’il s’agit d’ouvrir ou de fermer la base ou d’en retarder l’ouverture?

Il est du devoir du commandant de la base de garder la base ouverte pour assurer sa disponibilité opérationnelle à tout moment, car toute fermeture ou tout retard a un impact sur la capacité de la base à servir et à soutenir nos membres, notre formation, la Marine royale canadienne et les Forces armées canadiennes dans leur ensemble. Cette obligation de la base de rester opérationnelle peut parfois sembler en conflit direct avec la responsabilité du commandant de la base d’assurer la sécurité des membres de l’Équipe de la Défense et de leurs familles. Or, ce n’est pas le cas.

  • Le commandant de la base est responsable de décider si la base est ouverte ou fermée pour la plupart des membres de l’Équipe de la Défense en fonction des conditions météorologiques quotidiennes. Cependant, seuls 1 400 des quelque 11 000 membres de l’Équipe de la Défense dans la zone locale relèvent de sa chaîne de commandement. C’est pourquoi les membres du personnel sont invités à parler avec leurs chaînes de commandement et leurs supérieurs respectifs avant toute période de mauvais temps s’ils ont des préoccupations relatives au fait d’arriver au travail à temps ou en toute sécurité.
  • En ce qui concerne l’ouverture, l’ouverture retardée et la fermeture de la base, il est important de noter que la sécurité du personnel est également la responsabilité des cadres supérieurs, des superviseurs et des militaires eux-mêmes. Le commandant de la base ne peut pas faire d’évaluations basées sur les conditions météorologiques concernant la sécurité et le bien-être des membres de l’Équipe de la Défense au cas par cas, car les conditions varient grandement selon l’endroit où ils habitent. Le personnel de l’Équipe de la Défense doit évaluer sa propre situation et discuter de sa capacité à se rendre au travail avec sa chaîne de commandement et son supérieur avant toute période de mauvais temps.
  1. En quoi consiste véritablement la « fermeture de la base »?

Bien qu’une fermeture de la base puisse être annoncée en raison du mauvais temps, il est important de noter que les propriétés de la base ne sont jamais fermées complètement, car la BFC Halifax doit assurer la disponibilité opérationnelle et la prestation de services d’urgence et de services essentiels à son personnel sur place ou habitant à la base en tout temps. Lorsque le commandant de la base « ferme » la base, cela signifie que :

  • le commandant de la base limite la circulation des véhicules et des piétons non essentiels sur les propriétés de la base (souvent pour s’assurer que l’équipe du SCNG peut faire son travail de manière sûre et efficace);
  • les personnes devant se présenter sur place pour assurer le bon déroulement des travaux essentiels, qui ont été désignées par les commandants, doivent suivre ces instructions; 
  • le personnel occupant des postes particuliers devant toujours être en service (p. ex. le personnel des services d’urgence, le personnel du centre d’exploitation du réseau, les cuisiniers offrant des services d’alimentation aux militaires qui habitent à la base, etc.) doit tout de même se présenter au travail, à moins qu’il n’ait pris d’autres dispositions avec son supérieur.

REMARQUES concernant la fermeture de Shearwater – L’équipe du commandant de la base est responsable des activités du SCNG à la 12 Ere Shearwater, mais l’Escadre a sa propre ligne d’information en cas d’intempéries (902‑720‑1305) et son commandement peut fournir des directives différentes selon les besoins opérationnels. L’officier de service s’entretient avec la 12 Ere Shearwater avant de communiquer avec le commandant de la base pour toute décision concernant la fermeture, l’ouverture retardée ou l’ouverture de la base afin de s’assurer que le commandement connaît la situation relative à l’Escadre. Voir la question 10 de la présente FAQ pour plus obtenir de plus amples renseignements à cet égard.

  1. En quoi consiste véritablement une « ouverture retardée de la base »?

Lorsqu’une ouverture retardée de la base est annoncée, cela signifie que la base n’est pas prête à accueillir tout le personnel compte tenu des conditions météorologiques, mais que les conditions dans la région ou la base peuvent changer au cours de la journée et ainsi permettre un accès général. Dans ces circonstances, l’avis initial d’ouverture retardée sera diffusé avant 6 h (heure de l’Atlantique) par les lignes d’information en cas d’intempéries, les courriels du Réseau local d’information administrative du COMAR (le cas échéant) et les comptes de médias sociaux de la base (Facebook @BaseHalifax, Twitter @CFBHalifax et Instagram @cfbhalifax_bfchalifax). En cas de réévaluation, si la base doit encore retarder son ouverture ou rester fermée pour la journée, le changement sera habituellement communiqué au plus tard environ une (1) heure avant l’heure d’ouverture indiquée. Par exemple, si l’ouverture de la base est retardée jusqu’à 10 h, toute réévaluation sera communiquée avant 9 h. Ce délai est nécessaire pour que le commandant de la base puisse évaluer en temps réel l’état des opérations du SCNG dans la base, l’état des routes municipales et provinciales et d’autres facteurs essentiels. En l’absence de réévaluation, la base ouvre comme prévu à l’heure indiquée dans le message initial d’ouverture retardée.

  1. Que faire si la base est ouverte, mais que les conditions semblent tout de même dangereuses là où vous vivez et que vous ne vous sentez pas à l’aise de vous rendre au travail?

La BFC Halifax est une organisation complexe, qui comporte de nombreuses chaînes de commandement sur une vaste étendue géographique. C’est pourquoi les membres du personnel et leurs supérieurs doivent s’entendre à l’avance sur les attentes en matière de présence au travail, c’est-à-dire avant les périodes de mauvais temps. Personne ne doit prendre de risques déraisonnables : si vous ne pouvez pas vous rendre au travail en toute sécurité, veuillez contacter votre chaîne de commandement ou votre supérieur pour prendre d’autres dispositions. Cela étant dit, le personnel de la Défense est tenu de respecter les heures de travail prévues par sa convention collective. Les personnes qui ne se sentent pas aptes à se rendre au travail et qui n’ont pas les ressources nécessaires pour faire du télétravail doivent communiquer avec leur supérieur et demander un congé annuel. Si une personne tente de se rendre au travail et que les conditions météorologiques l’en empêchent, elle doit communiquer avec son supérieur pour lui faire part de la situation et des efforts déployés. En outre, les gestionnaires ou les superviseurs et les équipes de direction :

  • sont toujours encouragés à tirer parti des capacités de télétravail du personnel, dans la mesure du possible;
  • doivent communiquer clairement et de manière préventive l’obligation pour le personnel désigné de se présenter au travail s’il faut réaliser un travail essentiel et urgent, tout en permettant une certaine adaptation des horaires en raison de trajets prolongés, de raisons familiales et d’autres circonstances semblables.

Comme il a été mentionné à la question 2, le commandant de la base prend la décision d’ouvrir la base en fonction de divers facteurs, dont la sécurité du personnel, les activités du SCNG, l’état de préparation opérationnelle de la base et les décisions des partenaires municipaux et provinciaux. Il n’est pas toujours possible de prendre des décisions fondées sur les conditions météorologiques, car le personnel local des FAC et du MDN habite à de nombreux endroits différents qui présentent souvent des conditions radicalement différentes. 

  1. En tant que superviseur ou membre de la chaîne de commandement, quelles sont mes responsabilités relativement à l’ouverture, à l’ouverture retardée ou à la fermeture de la base?
  • Renseignez-vous sur la fermeture, l’ouverture ou l’ouverture retardée de la base en lisant la présente FAQ et en la gardant à portée de main;
  • Mettez en place un plan préalable et une stratégie de communication pour votre équipe;
  • Apprenez à connaître vos subordonnés ou employés afin de favoriser un milieu où ils se sentent à l’aise de vous faire part de leurs préoccupations;
  • Soyez disponible pour vos subordonnés ou employés en leur fournissant vos coordonnées avant les périodes de mauvais temps et communiquez avec eux de manière directe et rapide;
  • Tirez parti des capacités de télétravail du personnel dans la mesure du possible;
  • Faites preuve d’adaptabilité et de compréhension à l’égard des besoins et des circonstances particulières du personnel.
  1. En tant que membre de l’Équipe de Défense, quelles sont mes responsabilités relativement à l’ouverture, à l’ouverture retardée ou à la fermeture de la base?
  • Renseignez-vous sur la fermeture, l’ouverture ou l’ouverture retardée de la base en lisant la présente FAQ et en la gardant à portée de main;
  • Parlez à votre supérieur avant toute période de mauvais temps si vous avez des préoccupations relatives au fait d’arriver au travail à temps ou en toute sécurité;
  • Enregistrez les coordonnées de la ligne d’information en cas d’intempéries de la base sur votre téléphone afin d’y avoir accès rapidement;
  • Suivez la BFC Halifax sur les médias sociaux (Facebook @BaseHalifax, Twitter @CFBHalifax, et Instagram @cfbhalifax_bfchalifax) pour obtenir les dernières mises à jour relatives au mauvais temps;
  • Ne prenez pas de risques déraisonnables.
  1. Comment fonctionne l’équipe de contrôle de la neige et des glaces de la base en cas de mauvais temps?

Sous l’égide de l’unité de Transport et génie électrique et mécanique, qui relève du service de la logistique de la base, les opérations de contrôle de la neige et des glaces sont menées en fonction de différentes priorités relatives au niveau de service. Pendant ou après une chute de neige, les chauffeurs du SCNG concentrent leurs efforts sur les zones de priorité 1, comme les principales routes des services de secours sur les propriétés de la base (p. ex. itinéraires des pompiers) et d’autres aires essentielles sur le plan opérationnel. Une fois que les zones de priorité 1 sont dégagées, ils peuvent s’attaquer aux zones de priorité 2, soit les routes secondaires des véhicules d’urgence, les routes d’accès aux zones de stockage de produits pétroliers et de munitions, les routes principales de la base (y compris celles donnant accès aux établissements de télécommunication) et les zones de types divers où sont entreposées des marchandises dangereuses. Ensuite, le SCNG met l’accent sur les zones de priorité 3, comme les routes secondaires de la base, les aires de stationnement et les routes d’accès aux zones d’entraînement. Malgré l’existence de nombreuses aires de stationnement correspondant à la priorité 3, il existe en fait un nombre limité de places prioritaires lorsque la base est fermée ou à effectif minimum; ces places de stationnement permettent aux travailleurs indispensables d’accéder à la base tout en donnant à l’équipe du SCNG l’espace et le temps nécessaire pour terminer le nettoyage des routes de la base de manière sûre et efficace. Il est important de noter que les tempêtes déclenchent à chaque fois des activités du SCNG : si une autre tempête frappe alors qu’un nettoyage est toujours en cours pour la première, il faut repartir du début. Ainsi, tous les chauffeurs du SCNG doivent revenir aux itinéraires de priorité 1 et recommencer le processus pour s’assurer que les routes utilisées par les services de secours sur les propriétés de la base demeurent praticables.

  1. Pourquoi le commandant de la 12eEscadre peut-il prendre des décisions concernant la fermeture, l’ouverture retardée ou l’effectif minimum la veille d’une journée de mauvais temps, alors que le commandant de la base prend sa décision le matin même?

Le commandant de la 12e Escadre est responsable uniquement des activités de son escadre, ce qui signifie que sa décision d’utiliser un effectif minimum ne concerne que le personnel de la 12e Escadre, qui relève de sa chaîne de commandement. Le commandant de la BFC Halifax, pour sa part, est directement responsable de 1 400 militaires et employés civils de l’Équipe de la Défense appartenant aux cinq branches de la base. Pourtant, sa décision d’ouvrir ou de fermer la base, ou d’en retarder l’ouverture a une incidence sur plus de 9 000 autres membres de l’Équipe de la Défense qui travaillent à différents endroits de la BFC Halifax, mais qui relèvent d’autres chaînes de commandement (voir la question 2 de la présente FAQ pour plus d’information). Par exemple, le personnel travaillant à l’École navale (Atlantique), au Centre des Services de santé des Forces canadiennes (Atlantique), à la 5e Division du Canada et à l’IMF Cape Scott relève de chaînes de commandement distinctes, ce qui signifie que le commandant de la base a très peu de pouvoir sur les activités et le personnel de ces unités. Le commandant de la BFC Halifax doit veiller à ce que toutes les propriétés locales de la Défense, y compris celles de la 12e Escadre, restent opérationnelles, que ce soit au moyen d’opérations de déneigement, de services de sécurité ou de soutien informatique. La fermeture de la base et l’arrêt de l’un de ces services peuvent nuire au travail des unités en dehors de sa chaîne de commandement immédiate.

  1. Pourquoi les bases restent-elles parfois ouvertes alors que d’autres établissements (comme les écoles et les garderies) ferment en raison du mauvais temps?

Les bases des Forces canadiennes sont essentielles à l’établissement de défense, car elles assurent la disponibilité opérationnelle du personnel des FAC et la prestation de services d’urgence aux Canadiens. Cela étant dit, le commandant de la base est conscient des facteurs de stress qui accompagnent la fermeture des écoles lorsque la base reste ouverte, en particulier pendant une période où les familles doivent composer avec des défis divergents, car la pandémie de COVID-19 continue d’avoir un impact sur nos tâches quotidiennes et nos habitudes à la maison. La direction de la base et l’ensemble de la communauté militaire poursuivent leurs efforts pour institutionnaliser l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) et les ententes de travail flexibles afin de guider leurs politiques et leurs activités. Cependant, voici la réalité entourant la fermeture des établissements : les écoles et les garderies prennent des décisions en fonction de leurs propres priorités, la première étant la sécurité et le bien‑être de nos plus jeunes citoyens, mais le principal devoir du commandant de la base est de maintenir la base ouverte, dans la mesure du possible, pour permettre le soutien des FAC, de la MRC et des Canadiens à tout moment.

En outre, les écoles et les garderies (y compris celles des centres de ressources des familles militaires [CRFM] d’Halifax et régions) sont mandatées et réglementées par le gouvernement provincial, alors que la base est réglementée au niveau fédéral; elles font donc l’objet de processus décisionnels distincts. Par exemple, lorsque les écoles et les garderies ont fermé pendant une période prolongée en 2020 en raison de la pandémie de COVID-19, il n’y avait pas d’obligation de fermer également la base pendant la même période. Par conséquent, la décision de fermer la base ou d’en retarder l’ouverture ne concorde pas toujours avec la décision des écoles et des services de garde locaux de fermer en raison d’intempéries. Cela étant dit, les chaînes de commandement et les supérieurs doivent s’adapter et être compréhensifs en traitant avec le personnel de l’Équipe de la Défense qui pourrait avoir du mal à faire garder ses enfants en cas de fermeture des écoles ou des garderies et d’ouverture de la base.

REMARQUES : Les CRFM d’Halifax et régions à Windsor Park et à Shearwater, même s’ils sont situés sur les propriétés de la base, ne suivront pas toujours la décision du commandant de la base concernant les fermetures, les ouvertures ou les ouvertures retardées. C’est pourquoi il est important de communiquer directement avec eux si vous utilisez leurs services de garderie. Vous pouvez les suivre sur Facebook (@HalifaxRegionMFRC), Twitter (@hrmfrc) et Instagram (@hrmfrc) pour connaître l’information à jour.

  1. Si la base est fermée, suis-je toujours tenu de travailler si je peux le faire en télétravail?

En règle générale, les militaires et civils qui ont la possibilité de travailler à distance doivent le faire les jours où ils ne peuvent pas se présenter sur place en raison de la fermeture de la base ou de conditions routières difficiles lorsque la base est ouverte. Cela étant dit, il appartient à chaque gestionnaire ou supérieur d’exprimer ses attentes à ses employés avant toute période de mauvais temps. Par exemple, si des personnes restent à la maison avec des enfants, on peut s’attendre à ce qu’elles ne travaillent pas une journée entière; elles peuvent aussi se retrouver sans électricité et incapables d’accéder aux outils en ligne. Certaines personnes, en raison de la nature de leur travail, ne peuvent pas faire de télétravail et ne peuvent donc pas être tenues de travailler lorsque la base est fermée. Par exemple, les personnes exerçant les métiers suivants font partie de celles dans l’impossibilité de faire du télétravail : mécanicien, soudeur, charpentier et équipage de navires auxiliaires. Bien que cela puisse sembler injuste pour certains employés, c’est la réalité du travail au sein d’une communauté militaire unique, diversifiée et multidimensionnelle. REMARQUES : Les personnes devant se présenter sur place pour assurer le bon déroulement des travaux essentiels, qui ont été désignées par les commandants, doivent suivre ces instructions. 

Options de télétravail et information connexe :

  • Microsoft Office 365 est une suite d’outils de travail infonuagiques qui comprend notamment Word, Excel, OneNote et MS Teams. Cette solution a été déployée à l’échelle du MDN et des FAC pour faciliter le télétravail durant la période de COVID-19. Office 365 est accessible depuis les appareils personnels des membres de l’Équipe de la Défense, ce qui en fait un excellent outil de travail à distance pour ceux qui ne peuvent pas obtenir un ordinateur de l’Infrastructure du réseau privé virtuel de la défense. Prendre note qu’Office 365 ne donne pas accès aux serveurs et aux dossiers du MDN. Le personnel est invité à se créer un compte Défense 365. L’équipe d’intégration d’Office 365 des services d’information de la base peut vous guider dans l’utilisation. Vous pouvez communiquer avec le Service de dépannage des services d’information de la base au 902-427-1515.
  • Les ententes de travail flexibles servent à offrir une certaine souplesse au personnel tout en assurant le maintien de l’état de préparation opérationnelle. Les supérieurs et les gestionnaires doivent s’assurer que les membres de l’Équipe de la Défense travaillent de manière sûre et efficace. Les membres civils de l’Équipe de la Défense qui n’ont pas actuellement la possibilité de faire du télétravail, mais qui souhaiteraient le faire à temps partiel ou à temps plein, devraient discuter du Programme civil de travail flexible avec leurs supérieurs. Ce programme, combiné aux conventions collectives applicables, permet aux gestionnaires d’autoriser les employés civils, lorsque possible, à modifier, temporairement ou en permanence, leur horaire de travail, le nombre d’heures travaillées et le lieu où ils exercent leurs fonctions ou à prendre congé pour s’acquitter d’obligations personnelles et familiales. Le personnel militaire peut également présenter des demandes d’ententes de travail flexibles par l’intermédiaire de ses supérieurs. Les demandes de travail flexible présentées par des civils et des militaires peuvent être accordées ou non, en fonction des besoins opérationnels et d’autres facteurs.

AUTRES RESSOURCES ET LIGNES DIRECTRICES

Quelle est la politique des FAC en matière de congé? Où puis-je le trouver?

La décision de savoir si un membre de l’Équipe de la Défense doit ou non prendre un congé en raison du mauvais temps relève de sa chaîne de commandement ou de son supérieur. Il existe de nombreuses possibilités si un responsable, un supérieur ou un employé estime qu’il ne peut pas se rendre au travail en toute sécurité. Pour obtenir des renseignements concernant la politique sur les congés des FAC, veuillez consulter le Manuel sur les politiques régissant les congés des FC.

Quelle est la politique du MDN en matière de congé (pour les civils)? Où puis-je le trouver?

La décision de savoir si un membre de l’Équipe de la Défense doit ou non prendre un congé en raison du mauvais temps relève de sa chaîne de commandement ou de son supérieur. Il existe de nombreuses possibilités si un responsable, un supérieur ou un employé estime qu’il ne peut pas se rendre au travail en toute sécurité. Pour le personnel civil, les politiques en matière de congé (p. ex. congé pour raisons familiales, code 699, etc.) sont énoncées dans chaque convention collective. Pour consulter les conventions collectives de la fonction publique, cliquez ici. Si vous ne savez pas quelle convention collective s’applique dans votre cas, téléchargez l’application mobile HR Go RH pour en apprendre davantage. Offerte sur Apple iOS et Android, cette application comprend de l’information sur la rémunération, les congés, les outils de santé mentale et, surtout, les ressources humaines.

Quels types de ressources ou de soutien en matière de santé mentale s’offrent à ma famille et moi?

L’Équipe de la Défense encourage tous les dirigeants, les militaires et leurs familles à reconnaître les signes de troubles mentaux et à se prévaloir des soins nécessaires, tant pour eux-mêmes que pour leurs proches. N’oubliez pas qu’il existe plusieurs ressources spécialisées pour vous aider, vous et votre famille. Pour les membres des FAC, le Programme d’aide aux militaires (1-800-268-7708) et la ligne d’information familiale (1-800-866-4546) sont disponibles en tout temps. Vous pouvez communiquer avec un aumônier local en appelant au 902-721-8660 (en semaine) et au 902-427-7788 (le soir et la fin de semaine), ou prendre rendez-vous avec l’unité de santé mentale de la clinique de la base, au 902‑721-8012. Pour les employés du MDN, le Programme d’aide aux employés (1-800-268-7708 ou 1‑800-567-5803 *ATS pour les personnes malentendantes) est disponible en tout temps. Le bureau local du Programme d’aide aux employés peut être joint au 902-240-8251.

Quelles sont mes responsabilités lorsque j’interagis et que je fais des commentaires sur les médias sociaux de la BFC Halifax (ou tout autre compte du MDN et des FAC)?

Il nous arrive à tous d’être parfois frustrés, contrariés ou irrités. Ces moments sont plus apparents aujourd’hui étant donné les facteurs de stress supplémentaires qui accompagnent la vie en temps de pandémie. Cependant, il est important de trouver des moyens de s’exprimer en restant respectueux envers les autres et nos institutions. L’utilisation d’un langage offensant n’est jamais une façon acceptable d’exprimer ou de gérer la colère. Aujourd’hui plus que jamais, il est essentiel de faire attention à la manière dont nous communiquons.

Conformément aux conditions générales des médias sociaux du MDN et des FAC, les administrateurs des comptes de la BFC Halifax lisent les commentaires et participent aux discussions, s’il y a lieu. Nous vous demandons de faire preuve de respect et nous nous réservons le droit de supprimer les commentaires qui enfreignent le présent avis. À ce titre, nous nous réservons le droit de réviser ou de retirer les commentaires qui : contiennent des renseignements personnels; sont contraires aux principes de la Charte canadienne des droits et libertés; expriment des messages racistes, haineux, sexistes, homophobes, calomnieux, insultants ou mettant la vie en danger; portent des accusations graves, non prouvées ou inexactes contre des personnes ou des organisations; et sont agressifs, offensants, grossiers ou injurieux à l’égard d’une personne ou d’une organisation. Bref, soyez respectueux et assurez-vous que vos commentaires traitent du sujet abordé dans la section où vous les publiez. L’opinion des utilisateurs qui affichent des commentaires sur nos comptes de médias sociaux ne représente pas nécessairement le point de vue du MDN, des FAC ou du gouvernement du Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements : Termes et conditions | Défense nationale | Forces armées canadiennes.