Base des Forces canadiennes Halifax

C.P. 99000, succ. Forces

Halifax (Nouvelle-Écosse) B3K 5X5

BFCH : 1006-1 (CMDT B)

Distribué à l’origine le 5 mai 2020

À tous les membres de l’Équipe de la Défense de la BFC Halifax

CONSIDÉRATIONS LIÉES À LA SANTÉ ET À LA SÉCURITÉ – PLAN DE REPRISE DES ACTIVITÉS

1. J’aimerais d’abord tous vous remercier, chers membres de l’Équipe de la Défense de la BFC Halifax, pour le travail remarquable que vous avez accompli au cours des dernières semaines face à la pandémie qui sévit dans le monde entier. Grâce à vos efforts, la BFC Halifax a continué à remplir toutes ses fonctions essentielles, permettant aux navires de prendre la mer, aux unités de l’Armée de se déployer et aux avions de voler. Je suis toutefois parfaitement conscient que ces temps peuvent être stressants. Au moment où nous commençons à sortir de notre situation actuelle et à planifier un mode de fonctionnement plus durable avec un plus grand nombre de personnes présentes au travail, je tiens à vous rassurer en vous disant que votre sécurité et votre bien-être sont au premier plan de tout ce que nous faisons. Vous trouverez donc ci-dessous certaines des mesures qui ont été prises ou qui seront adoptées pour vous encourager à retourner au travail le moment venu.

2. Au cours des dernières semaines, nous avons travaillé en étroite collaboration avec le médecin-chef de la base, le groupe des opérations immobilières, le directeur – Protection de la santé de la Force (DFHP) et la section Sécurité et environnement des FMAR(A) pour mettre au point des mesures de santé publique face à la COVID-19, des protocoles de port d’équipement de protection individuelle et des pratiques de nettoyage renforcées. Les experts du domaine médical sont convaincus que si nous restons chez nous quand nous sommes malades, si nous pratiquons l’éloignement physique en gardant une distance de deux mètres entre nous, si nous respectons l’étiquette respiratoire (tousser dans notre manche ou dans un mouchoir), si nous nous l’avons fréquemment les mains et si nous évitons de nous toucher le visage quand nos mains ne sont pas propres, le risque d’infection par la COVID-19 est FAIBLE. Même si les nettoyeurs contractuels ont intensifié le nettoyage des surfaces très souvent touchées (poignées de porte, interrupteurs, rampes d’escalier, etc.), il incombe à chacun d’entre nous de veiller à la propreté des lieux. Tous les lieux de travail seront équipés de désinfectant pour les mains, de produits de nettoyage et de désinfectants.

3. La formation a déjà fourni des conseils et des protocoles de sécurité au moyen notamment de divers communiqués sur la COVID-19, et continuera à le faire si nécessaire pour tenir tout le monde informé. Ces informations sont publiées sur la page d’accueil des FMAR(A), dont une grande partie se trouve également sur la page Facebook de la BFC Halifax. Nous vous encourageons vivement à prendre connaissance de ces informations. Il est reconnu que la BFC Halifax est un milieu de travail très diversifié et que différents protocoles de santé et de sécurité devront être utilisés en fonction du milieu de travail de chaque personne. De manière générale, on peut classer ces milieux de travail dans trois catégories : 1) services opérationnels/industriels; 2) services de bureau généraux; 3) services à la clientèle. Au cours des semaines à venir, des plans de reprise des activités (PRA) détaillés seront élaborés en étroite collaboration avec les comités de santé et de sécurité au travail (CSST). Les principes fondamentaux de ces plans figurent dans les annexes ci-jointes.

4. Comme la BFC Halifax offre des services à diverses unités intégrées et hébergées, la reprise des activités normales de soutien opérationnel se fera par étapes, de manière à répondre aux besoins de notre clientèle et à respecter les orientations générales fournies par les autorités sanitaires provinciales et celles de la base. Rappelons que l’opération LASER, la lutte du MDN contre la pandémie, comporte quatre phases. La présente lettre porte sur la phase 4, la partie rétablissement, laquelle comprend les quatre étapes suivantes :

• 4A. ASSURANCE – Activités en cours en prévision de l’assouplissement des restrictions imposées en raison de l’urgence sanitaire. Cela correspond à notre niveau actuel de production pour soutenir nos services essentiels et nos services d’urgence (environ 15 % de nos effectifs).
• 4B. RÉTABLISSEMENT/RETOUR – Activités axées sur la mise en place de conditions visant à garantir la continuité des opérations. Cette étape sera mise en œuvre progressivement à mesure que les restrictions imposées en raison de l’urgence sanitaire seront encore assouplies. La base cherchera à augmenter sa capacité de 50 % au maximum si le besoin l’exige.
• 4C. RÉTABLISSEMENT/RETOUR – Assurer la continuité des opérations en fonction des conditions/tâches. Cette étape sera mise en œuvre progressivement à mesure que les restrictions imposées en raison de l’urgence sanitaire seront encore assouplies. Elle nous rapprochera de la barre des 75 % des effectifs, et pourrait comporter des quarts de travail et des journées de travail plus longues, si nécessaire, afin de garantir le respect de la consigne d’éloignement physique et d’autres mesures. Il faudra faire preuve de souplesse et prévoir des aménagements éventuels à court terme pour les personnes qui ont des problèmes de santé sous-jacents ou qui ont des difficultés en raison de leur plan de garde familiale actuel.
• 4D. REPRISE – Retour à la normale après la pandémie. Cette phase sera mise en place progressivement à mesure que l’urgence sanitaire prendra fin. L’étape finale correspond au retour au plein-emploi et à l’état normal dans lequel toutes les précautions et restrictions temporaires sont levées. Toutefois, même pour cette dernière étape, je m’attends à ce que certaines mesures fondamentales concernant la manière dont nous menons nos activités soient maintenues.
  

5. La BFC Halifax joue un rôle essentiel dans la défense et la sécurité du Canada. C’est pourquoi nous devons continuer à fonctionner en toute sécurité et de manière ciblée malgré la crise sanitaire actuelle. La communication sera importante tout au long du processus, alors n’hésitez pas à faire part de vos préoccupations à vos superviseurs. Chaque membre de l’Équipe de la Défense de la BFC Halifax a un rôle à jouer pour nous aider à être prêts à servir là où c’est nécessaire, et vos efforts en cette période sans précédent ne sont certainement pas passés inaperçus. Je vous remercie de votre persévérance, de votre patience et de votre travail acharné.

Le commandant de la base

Capitaine de vaisseau D.E. Mazur

Annexes

Annexe A – Services opérationnels/industriels

Annexe B – Services de bureau

Annexe C – Services à la clientèle

Annexe A – Services opérationnels/industriels 

Principes généraux. Les mesures suivantes s’ajouteront aux avis existants, aux habitudes d’hygiène et aux pratiques de nettoyage renforcées en vigueur dans les endroits très passants. Les éléments communs de cette annexe comprendront un dépistage sanitaire des employés effectué le matin par les superviseurs et un plan de communication exhaustif comprenant l’affichage de panneaux. Les employés qui peuvent accomplir les tâches qui leur sont assignées à domicile devraient continuer à le faire dans la mesure du possible. Les invités ne seront en aucun cas autorisés à se rendre sur le lieu de travail. Enfin, les gestionnaires à tous les niveaux doivent comprendre la situation familiale de chaque employé. Des facteurs tels que la garde des enfants et la vulnérabilité des membres de la famille doivent être pris en compte. 

Sécurité de la base. Des guérites temporaires seront installées aux grilles pour fournir des barrières adéquates au personnel de sécurité lors de la vérification de l’identité des piétons. Pour gérer la circulation du personnel, les grilles situées entre deux trottoirs seront réservées d’un côté à l’entrée et de l’autre à la sortie et porteront la mention « Entrée seulement » et « Sortie seulement » selon le cas. Lorsque l’accès à la grille ne permet pas le maintien d’une distance physique de deux mètres, il faudra du personnel supplémentaire pour aider à gérer la circulation des piétons pendant les périodes de pointe, jusqu’à ce que des modifications puissent être apportées pour mieux pratiquer l’éloignement physique aux grilles. Les employés portant des masques non médicaux peuvent être invités à retirer leur masque pour la vérification de leur identité, tant que la distance physique de deux mètres est maintenue. Les bureaux de contrôle des cartes d’identité et du stationnement limiteront le nombre de clients à un seul à la fois et assureront le service derrière des cloisons de plexiglas. 

Activités d’entreposage et de transport. Les niveaux de dotation en personnel seront largement déterminés selon les besoins des clients. Les entrepôts/bâtiments mettront en place des directives strictes concernant le déroulement du travail afin de profiter au maximum des aspects ergonomiques qui favorisent un éloignement physique de deux mètres. Des groupes de nettoyage seront organisés pour renforcer les services de nettoyage contractuels existants et se concentreront sur les zones très passantes et les surfaces qui sont très souvent touchées. Les pauses-repas et autres pauses seront organisées de manière à respecter les nouvelles limites du nombre de personnes devant être présentes dans les salles de pause et de repas. Des cloisons de plexiglas seront installées dans les locaux où des services à la clientèle sont assurés et la priorité sera accordée à la prestation de services sur rendez-vous afin de contrôler la circulation du personnel. Les taux d’occupation des véhicules seront déterminés par le conducteur afin de garantir le respect des exigences en matière d’éloignement physique. Des masques non médicaux devront être portés par les passagers et le conducteur si la distance physique de deux ne peut être respectée. Le véhicule doit être nettoyé régulièrement par le conducteur à partir du moment où il en prend possession et tout au long de la journée. Les personnes doivent savoir qu’elles doivent se laver immédiatement les mains lorsqu’elles sortent du véhicule (et de ne pas toucher leur visage avant de se laver les mains).

Services d’incendie. Effectuer des changements de quart en masse pour éviter la contamination croisée. Pour pratiquer l’éloignement physique, le Dépôt de munitions des Forces canadiennes continuera de mener ses activités dans le bâtiment BM156, et les interventions à l’arsenal sont réparties entre les bâtiments WL-57 et D-196. Avant de commencer les quarts de travail, des séances d’information seront organisées le matin pour rappeler les consignes relatives à l’EPI, à la distance physique de deux mètres et aux pratiques de nettoyage. Des dépistages sanitaires effectués de vive voix seront également organisés. La routine du matin comprendra le nettoyage des cabines de camion, des radios et d’autres aires communes et très passantes. 

Flotte auxiliaire. Les niveaux de dotation continueront à être déterminés par les travaux et les activités de maintenance critiques prévus dans la mesure du possible, mais à mesure que la demande augmentera, le capitaine de port de Sa Majesté mènera ses activités en deux rotations, faisant appel à l’officier de contrôle du renseignement humain (OCH) et, au besoin, au personnel de la fiabilité et de la maintenance, ainsi qu’à celui de la citerne à produits pétroliers. Autant que possible, les sens de circulation seront établis et bien indiqués.  Dans les zones où la distance de deux mètres ne peut être maintenue, comme sur un remorqueur, le port d’un masque non médical sera obligatoire. Les occupants du remorqueur devront observer des consignes d’usage des mains (pas de contact avec le visage) jusqu’à ce qu’ils débarquent et qu’ils puissent se laver les mains, ou utiliser le désinfectant pour les mains présent à bord du remorqueur. Les repas et les pauses seront échelonnés pour tenir compte de la nouvelle capacité maximale réduite des coins-repas et des salles de pause. Dans les ascenseurs, une seule personne à la fois sera autorisée, à moins qu’une distance de deux mètres ne puisse être maintenue.

Ateliers. Pour tous les ateliers industriels, de bonnes pratiques de nettoyage et de partage des outils seront mises en place et lorsque la consigne d’éloignement physique (distance de deux mètres) ne peut être respectée, le port de masques non médicaux sera obligatoire.

Services d’alimentation. Les niveaux de dotation continueront à être déterminés en fonction de la fréquentation des établissements de restauration. Si le nombre de personnes augmente, le personnel civil devra reprendre le travail. Des cloisons de plexiglas sont en cours d’installation sur chaque point de vente. Les cuisines fonctionneront selon un horaire 1/4 et des quarts de travail d’une journée complète avec un effectif réduit. L’horaire est flexible et peut être ajusté en fonction de la hausse de la demande. À leur niveau de capacité actuel, les cuisines offrent suffisamment d’espace pour permettre au personnel de maintenir la distance physique de deux mètres. Dans le cas où la distance physique ne peut être maintenue, le port de masques non médicaux sera obligatoire. Le personnel de cuisine continuera d’adhérer à toutes les politiques du J4 EMIS – Services d’alimentation. Seuls les repas à emporter seront fournis, et seuls les membres vivant à la base et le personnel de service pourront les emporter dans leur chambre. Les salles à manger sont dotées de rubans adhésifs indiquant la bonne distance à respecter entre les clients et le personnel de cuisine. Une seule personne à la fois sera autorisée devant la table à vapeur pour la prise des repas. 

Annexe B – Services de bureau 

Principes généraux. Toutes les procédures et stratégies d’atténuation visant à protéger le personnel contre la COVID-19 doivent être élaborées en consultation avec le comité de santé et de sécurité au travail, les représentants de la sécurité ou les comités de sécurité des unités, et être basées sur les résultats de l’évaluation des risques.

Nettoyage

• À leur retour au bureau et avant de reprendre leurs activités habituelles, tous les employés doivent nettoyer à fond leur espace de travail personnel avec les produits nettoyants et les désinfectants fournis.
• Les documents, les papiers, les dossiers, les équipements, etc. non essentiels ne doivent pas se trouver sur des surfaces horizontales exposées et doivent être bien rangés.
• Au début et à la fin de chaque quart de travail, le personnel est tenu de nettoyer/désinfecter son espace de travail avec les produits nettoyants et les désinfectants fournis.
• Les superviseurs doivent, au besoin, envisager d’élaborer des procédures et des pratiques à suivre pour le nettoyage et la désinfection par le personnel de toutes les surfaces planes et fréquemment touchées dans les aires communes au début de chaque journée (cuisines, poignées de porte, rampes d’escalier, tables de conférence, boutons d’ascenseur, etc.). Encourager chacun à participer au nettoyage régulier et mettre en œuvre un mode de travail en équipe afin de satisfaire à cette exigence tout en limitant les perturbations dans l’unité de travail.
• Tous les membres du personnel doivent nettoyer et désinfecter eux-mêmes les aires communes telles que les cuisines et les coins-repas. Cela comprend le nettoyage et le rangement de la vaisselle et des ustensiles sales, et le nettoyage avec un désinfectant des surfaces qu’ils ont touchées.
• Tous les membres du personnel doivent se laver soigneusement les mains avant et après l’utilisation des toilettes et essuyer toutes les surfaces qu’ils ont touchées avec un désinfectant.
• Après chaque activité de nettoyage, le personnel doit se laver soigneusement les mains.

Éloignement physique

• La circulation dans les allées, les couloirs, les cages d’escalier, les aires communes, etc. doit être planifiée de manière à réduire le risque que les membres du personnel se trouvent à moins de deux mètres les uns des autres. 
• Tous les membres du personnel maintiendront une distance physique d’au moins mètres à tout moment au travail. Cela peut nécessiter de déplacer les bureaux, de réaménager les espaces de travail et d’encourager des modalités de travail variées pour réduire le nombre de personnes présentes dans les bureaux en même temps, etc.
• Une seule personne à la fois doit prendre l’ascenseur, à moins qu’une distance physique de deux mètres ne soit maintenue. 
• Le nombre de personnes autorisées dans les toilettes à un moment donné sera basé sur la taille de la salle de toilettes, car la distance physique de deux mètres doit être respectée. Une attention particulière doit être accordée aux points d’entrée et de sortie pour s’assurer que la distance de deux mètres peut être maintenue. S’il n’est pas possible de la maintenir, une seule personne est autorisée dans les toilettes à tout moment. 
• Les réunions en personne sont à déconseiller. Les réunions virtuelles, les téléconférences, le courrier électronique et les textos doivent être utilisés dans la mesure du possible.
• Les employés échangeront leur travail par voie numérique dans la mesure du possible, en limitant l’utilisation de photocopieurs et de copies papier.

Mesures techniques

• Lorsqu’il est nécessaire d’interagir avec le public ou du personnel de l’extérieur, installer des cloisons de plexiglas dans les zones d’accueil.
• Lorsque des moyens de contrôle d’accès physique (par exemple des portes) ne sont pas en place, envisager l’installation/la mise en place de barrières temporaires (par exemple à l’accueil).

Contrôle d’accès

• Dans la mesure du possible, contrôler l’accès des visiteurs.
• Élaborer une IPO pour informer tous les visiteurs des exigences du lieu de travail avant de leur accorder l’accès. Lorsque l’accès ne peut être contrôlé physiquement, placer des panneaux et former le personnel à la gestion des visiteurs quand ceux-ci entrent sur le lieu de travail (c’est-à-dire que tous les membres du personnel doivent connaître les protocoles et être prêts à les expliquer aux visiteurs). 
• Désigner certaines portes comme portes d’entrée uniquement et d’autres comme portes de sortie uniquement pour contrôler la circulation des employés qui entrent dans les bâtiments et qui en sortent.

Dépistages sanitaires

• Tous les membres du personnel doivent informer leur superviseur si eux-mêmes ou un membre de leur famille présentent des symptômes semblables à ceux de la COVID-19.
• Aucun membre du personnel présentant des symptômes semblables à ceux de la COVID-19 n’est autorisé à accéder au lieu de travail avant son rétablissement complet.
• Tous les membres du personnel présentant des symptômes semblables à ceux de la COVID19 doivent utiliser l’outil d’autoévaluation des symptômes de la COVID-19 en ligne (à l’adresse suivante : https://when-to-call-about-covid19.novascotia.ca/fr).
• Les superviseurs doivent assurer un suivi auprès de tous les membres du personnel présentant des symptômes de la COVID-19 ou des symptômes similaires et en rendre compte à leur chaîne de commandement quotidiennement.
• Si un travailleur est considéré comme faisant l’objet d’une évaluation ou comme présentant un cas probable/confirmé de COVID-19, l’accès à l’espace de travail que cette personne a utilisé au cours des 48 heures précédentes doit être interdit en attendant que son cas soit confirmé ou qu’on ait procédé au nettoyage. Un courriel avertissant toutes les personnes qui utilisent cet espace de travail leur sera envoyé. 
  • On entend par « faisant l’objet d’une évaluation », un employé qui a utilisé l’outil d’autoévaluation des symptômes de la COVID-19 en ligne de la Nouvelle-Écosse, et qui a été dirigé vers le service 811 et ensuite vers un centre d’évaluation de la  COVID-19 de la Nouvelle-Écosse pour y subir des tests (par écouvillonnage), et qui attend les résultats;
  • Les superviseurs et les gestionnaires doivent suivre les protocoles établis dans le communiqué sur la COVID-19 – 2e mise à jour, Modification du seuil pour l’isolement et le nettoyage de secteurs (qui se trouve sur la page d’accueil des FMAR[A]).

Mesures de santé publique (MSP)

• Tous les membres du personnel qui ne sont pas en mesure de maintenir une distance physique d’au moins deux mètres pendant l’exercice de leurs fonctions recevront au moins deux masques non médicaux et seront formés pour savoir comment en faire bon usage, en prendre soin et s’en débarrasser.  
• Des MSP seront proposées aux membres du personnel en fonction du risque évalué d’une activité donnée. Si une MSP doit être prise, l’employeur la proposera à l’employé et lui expliquera comment en faire bon usage, en prendre soin et s’en débarrasser. 

Formation et sensibilisation

• Tous les membres du personnel recevront des conseils et de la formation au sujet des protocoles et des procédures visant à atténuer le risque de la COVID-19 au travail au moment de la reprise des activités.
• Des affiches consacrées aux protocoles en vigueur sur le lieu de travail, aux dépistages sanitaires, à l’étiquette respiratoire et au lavage des mains seront placées dans les endroits très passants et sur les tableaux d’affichage des avis de sécurité.
• Des entretiens réguliers sur la sécurité doivent être organisés pour tenir les membres du personnel au fait des protocoles et des procédures liés à la COVID-19.

Annexe C – Services à la clientèle 

Principes généraux

Le personnel des services à la clientèle, par définition, doit interagir avec des personnes qui ne font pas partie de son noyau au travail. Son rôle est essentiel pour soutenir et permettre le fonctionnement de l’institution dans son ensemble, et sa sécurité doit être assurée même s’il n’est pas toujours possible d’appliquer rigoureusement l’éloignement physique. Les mesures suivantes doivent être respectées dans les lieux de travail axés sur le service à la clientèle (tels que les salles de rapport, l’administration des logements, les magasins d’habillement et autres unités de soutien administratif) afin d’atténuer les risques pour le personnel et pour les clients. Les mesures de contrôle s’appliqueront également aux entrepreneurs et aux autres visiteurs qui ne sont pas des employés du MDN. Les démarches communes en matière de sécurité en milieu de travail seront continuellement examinées par les intervenants et mises à jour au besoin pour garantir une sécurité maximale à l’ensemble du personnel.

Communication électronique

La correspondance à distance/électronique, plutôt que le contact en personne, sera fortement encouragée. Toutes les dispositions qui peuvent être prises par téléphone/courriel doivent être prises avant la tenue de toute réunion en personne, ou à la place de celle-ci. Lorsque cela est possible et pratique, tous les documents administratifs seront fournis à l’avance aux clients pour qu’ils les remplissent et les envoient à leur tour par voie électronique.

Procédures sur place

Les protocoles suivants sont à suivre lorsque le service à la clientèle doit être assuré en personne :

• Les clients ou les membres du personnel souffrant de symptômes semblables à ceux de la COVID-19 ne seront pas admis sur le lieu de travail où des services à la clientèle sont offerts.
• Tous les clients et les membres du personnel qui entrent sur le lieu de travail doivent se désinfecter ou se laver les mains à leur arrivée. Des postes de désinfection ou de lavage des mains seront prévus à cette fin.  
• Une distance physique d’au moins deux mètres doit être respectée en permanence, et des marquages au sol indiqueront clairement l’espacement à maintenir dans les files d’attente. Les chaises, les bureaux et les espaces de travail seront dûment séparés, et des tracés indiquant la voie à suivre pour les déplacements seront mis en place si nécessaire. 
• Des cloisons de plexiglas seront installées aux premiers points de contact ou aux points de contact où il y a beaucoup de circulation. 
• Tous les clients et les membres du personnel qui font des rencontres en personne, lorsqu’il n’y a pas de cloisons de plexiglas et que la distance physique de deux mètres ne peut être maintenue, doivent porter un masque non médical qui leur sera mis fourni. 
• Un nettoyage minutieux du lieu de travail sera effectué quotidiennement, ou plus souvent si nécessaire compte tenu du nombre de clients et de membres du personnel. En outre, les comptoirs et les aires de service seront essuyés après chaque interaction avec un client, et le personnel devra veiller à une bonne hygiène des mains après avoir manipulé des dossiers.  
• Quand du matériel est échangé ou que des documents doivent être examinés ou signés par plusieurs parties, il faut immédiatement se laver les mains.
• Des lingettes désinfectantes seront fournies aux membres du personnel pour nettoyer les bureaux, les accoudoirs ou toute autre surface fortement touchée par les clients.
• Les clients sont tenus de se munir de leurs propres stylos.